Politica de Tratamiento de Datos Personales

Datamotion S.A.S

NIT: 901.477.680-4

Bogotá D.C., 15 de enero de 2025

1.OBJETO Y FINALIDAD GENERAL

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los lineamientos generales para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales administrados por DATAMOTION S.A.S., en estricto cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1712 de 2014 y las demás normas que regulan la materia.

Su finalidad es garantizar la protección del derecho fundamental al habeas data, la intimidad, la honra y el buen nombre de todas las personas naturales cuyos datos sean tratados por la empresa, asegurando que dicho tratamiento se realice bajo principios de legalidad, proporcionalidad, transparencia y seguridad.

La presente política es de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios, contratistas, aliados estratégicos y terceros que, en el ejercicio de sus funciones, tengan acceso a datos personales recolectados por la compañía.

2.ALCANCE

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales aplica a todos los procesos, actividades, sistemas de información, procedimientos, plataformas digitales, servicios y operaciones ejecutadas por DATAMOTION S.A.S., en desarrollo de su objeto social y de las relaciones que establece con clientes, empleados, contratistas, proveedores, aliados comerciales y cualquier tercero que suministre o administre información personal en el marco de su interacción con la compañía.

El alcance comprende, de manera enunciativa pero no limitativa, las siguientes dimensiones:

2.1.Sujetos Obligados

Esta política es de cumplimiento obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que actúan en nombre o por cuenta de DATAMOTION S.A.S., incluyendo:

Directivos, socios y empleados de planta o por prestación de servicios.
Proveedores, contratistas, consultores y aliados estratégicos que tengan acceso a información personal.
Encargados del tratamiento que administren, custodien o procesen bases de datos de la empresa.
Cualquier tercero que, por razón contractual, técnica o comercial, tenga contacto con datos personales bajo la responsabilidad de DATAMOTION S.A.S.

2.2.Bases de Datos Cubiertas

Esta política se aplica a todas las bases de datos que contengan información personal y que sean administradas, controladas o tratadas por DATAMOTION S.A.S., cualquiera sea su soporte o formato, incluyendo:

Bases de datos de clientes y usuarios: información recolectada con fines comerciales, técnicos o de prestación de servicios.
Bases de datos de proveedores y contratistas: información relacionada con procesos de adquisición, pagos, cumplimiento y evaluación de desempeño.
Bases de datos de empleados, aspirantes y excolaboradores: información derivada de procesos de selección, contratación, nómina, seguridad social y bienestar.
Bases de datos comerciales y de contacto: información recopilada en eventos, ferias, alianzas y redes profesionales.
Bases de datos digitales y tecnológicas: información capturada a través de sitios web, plataformas digitales, cookies, registros electrónicos o aplicativos desarrollados por la empresa.

2.3.Medios y Formatos del Tratamiento

El tratamiento de los datos personales podrá realizarse por medios físicos, digitales, audiovisuales, electrónicos o mixtos, según la naturaleza de la información y las necesidades del proceso.

Incluye, entre otros:

Recolección, grabación, organización, almacenamiento, consulta, actualización, uso, circulación, análisis, transmisión y eliminación de datos personales.
Procesamiento de información en servidores locales o en la nube (cloud computing), siempre que los proveedores tecnológicos cumplan con los estándares internacionales de protección de datos personales y ciberseguridad.

2.4.Actividades Incluidas

El alcance cubre todas las etapas del tratamiento de datos personales, desde su

recolección inicial hasta su eliminación o supresión definitiva, e involucra:

Procesos de gestión administrativa, financiera, comercial, técnica, operativa y de talento humano.
Actividades de marketing, comunicación corporativa, atención al cliente, soporte técnico y fidelización.
Implementación de medidas de seguridad de la información, control de accesos y trazabilidad de operaciones.
Cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, laborales y contractuales.

2.5.Ámbito Territorial y Temporal

Esta política tiene alcance nacional y aplica en todo el territorio de la República de Colombia.

Asimismo, DATAMOTION S.A.S. podrá aplicar las disposiciones contenidas en esta política en operaciones internacionales de transferencia o transmisión de datos, siempre que dichas actividades estén amparadas en contratos o mecanismos de protección equivalentes a los exigidos por la legislación colombiana. La política se mantendrá vigente mientras la empresa realice tratamiento de datos personales o mientras exista una relación jurídica o contractual que lo justifique.

2.6.Responsabilidad y Control

El cumplimiento y aplicación de esta política son responsabilidad de:

El Representante Legal y la Alta Dirección, quienes garantizarán la adopción de controles y recursos necesarios para su cumplimiento.
El Responsable de Protección de Datos Personales, designado por la empresa, quien supervisará la gestión y actualización de las bases de datos.
Todos los colaboradores, quienes deben aplicar las medidas de seguridad y confidencialidad establecidas en los manuales internos y en esta política.

2.7.Relación con Otras Políticas Corporativas

Esta política se articula con las demás políticas internas de DATAMOTION S.A.S., en especial con:

·La Política de Seguridad de la Información (SGSI).

El Código de Ética y Conducta.
Las políticas de Gestión de Contratistas y Proveedores.
Los procedimientos de Gestión Documental y Tecnológica.

3.IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: DATAMOTION S.A.S.

NIT: 901.477.680-4

Representante Legal: Andrea Palacios Villamizar

Cédula de ciudadanía: 1.018.408.058 de Bogotá D.C.

Dirección: Calle 31 #13A-51, Torre 2, Oficina 1803, Bogotá D.C.

Teléfono: 313 801 4628

Correo electrónico: admin@datamotion.online

Sitio web: www.datamotion.online

4.MARCO NORMATIVO APLICABLE

El tratamiento de datos personales por parte de DATAMOTION S.A.S. se rige por las siguientes disposiciones legales y reglamentarias:

Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
Ley 1266 de 2008, sobre el manejo de datos de naturaleza financiera, crediticia y comercial.
Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015, que reglamentan la Ley 1581 de 2012.
Ley 1712 de 2014, de transparencia y acceso a la información pública.
Circular Externa 02 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Norma ISO/IEC 27001:2022 y ISO/IEC 27701:2019, aplicables en materia de seguridad y privacidad de la información.

5.DEFINICIONES

Para efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones, conforme a la Ley 1581 de 2012:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ejemplo: datos de salud, orientación política, creencias religiosas, etc.).
Tratamiento: Toda operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

6.PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

El tratamiento de datos personales realizado por DATAMOTION S.A.S. se regirá por los siguientes principios:

Legalidad: Ningún tratamiento podrá realizarse sin la observancia de la ley y las disposiciones reglamentarias.
Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada al titular en el momento de la recolección.
Libertad: El tratamiento solo se efectuará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Veracidad y calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: Se garantizará al titular el acceso a su información y el conocimiento sobre su uso.
Acceso y circulación restringida: Los datos solo podrán ser tratados por personas autorizadas.
Seguridad: Se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas que garanticen la protección de la información.
Confidencialidad: Todos los involucrados deberán guardar reserva sobre la información incluso después de terminada su relación con la empresa.

7.CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS TRATADOS

DATAMOTION S.A.S. podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos personales:

Datos de identificación: Nombre, número de cédula, dirección, teléfono, correo electrónico, firma, cargo.
Datos laborales: Hoja de vida, información académica, experiencia, antecedentes y desempeño.
Datos financieros y comerciales: Información bancaria y tributaria necesaria para pagos y facturación.
Datos técnicos y tecnológicos: Direcciones IP, accesos a plataformas o sistemas de información de la empresa.
Datos sensibles: En casos excepcionales, como datos de salud de empleados o datos biométricos para control de acceso.

8.FINALIDADES ESPECÍFICAS DEL TRATAMIENTO

Los datos recolectados por DATAMOTION S.A.S. serán tratados para las siguientes finalidades:

Cumplir obligaciones legales, contractuales y laborales.
Gestionar relaciones con clientes, empleados, contratistas y proveedores.
Efectuar análisis administrativos, contables y de riesgos.
Enviar información técnica, comercial o institucional relacionada con los servicios de la empresa.
Responder peticiones de autoridades judiciales o administrativas.
Implementar programas de seguridad y gestión documental.
Realizar actividades de mercadeo, fidelización y atención al cliente, siempre con autorización del titular.

9.AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO

Previo al tratamiento de cualquier dato personal, DATAMOTION S.A.S. solicitará autorización expresa, informando al titular la finalidad, los derechos que le asisten y los medios para ejercerlos.

Dicha autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o verbales que permitan su posterior verificación.

El silencio del titular no será entendido como autorización tácita, salvo los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

10.DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con la legislación vigente, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

Acceder a la información que sobre ellos repose.
Solicitar la actualización, corrección o supresión de datos inexactos o incompletos.
Revocar la autorización otorgada.
Solicitar prueba de la autorización dada.
Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren vulnerados sus derechos.

11.DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

DATAMOTION S.A.S. y los terceros que actúen en su nombre se comprometen a:

Garantizar al titular el pleno ejercicio de sus derechos.
Conservar la información en condiciones seguras.
Actualizar y rectificar los datos oportunamente.
Guardar confidencialidad sobre la información.
Tramitar las consultas y reclamos en los términos legales.
Adoptar un Manual Interno de Procedimientos para atender las solicitudes de los titulares.

12.MEDIDAS DE SEGURIDAD

La empresa aplica un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) alineado con las normas ISO/IEC 27001:2022 y 27002:2022, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Se implementan controles técnicos (firewalls, cifrado, contraseñas seguras), administrativos (políticas, procedimientos, formación del personal) y físicos (acceso restringido a servidores y archivos).

13.TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

La empresa podrá realizar transmisiones o transferencias internacionales de datos únicamente cuando el país receptor cuente con niveles adecuados de protección o existan cláusulas contractuales que garanticen el cumplimiento de la normativa colombiana, conforme a los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012.

14.PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS

Los titulares podrán presentar consultas o reclamos mediante comunicación escrita o electrónica a:

Dirección: Calle 31 #13A-51, Torre 2 Oficina 1803, Bogotá D.C.
Correo: admin@datamotion.online
Teléfono: 313 801 4628
Consultas: serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
Reclamos: se resolverán dentro de los quince (15) días hábiles posteriores.

15.CONSERVACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE BASES DE DATOS

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento o las exigencias legales. DATAMOTION S.A.S. revisará periódicamente la vigencia y exactitud de la información, aplicando medidas de depuración o anonimización cuando sea procedente.

16.POLÍTICAS DE CAPACITACIÓN Y CUMPLIMIENTO

La empresa promoverá la capacitación permanente de su personal sobre protección de datos, confidencialidad y seguridad de la información, adoptando medidas disciplinarias en caso de incumplimiento.

17.VIGENCIA, ACTUALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN

La presente política entra en vigencia el 15 de enero de 2025 y permanecerá activa mientras la empresa realice tratamiento de datos personales. Cualquier modificación será publicada en el sitio web oficial de la empresa.

Aprobó:

Andrea Palacios Villamizar

Representante Legal – DATAMOTION S.A.S.

C.C. 1.018.408.058 de Bogotá D.C.

Fecha de aprobación: 25 de enero de 2025

Versión: 1.0 Cordialmente;

Cordialmente;

Representante Legal: Andrea Palacios Villamizar

Cédula de ciudadanía: 1.018.408.058 de Bogotá D.C.